La celeridad administrativa se afianza desde distintos proyectos tecnológicos. El nuevo Sistema de Gestión de Personal (SGP), basado en la utilización de herramientas web y open source -Software de código abierto-, permite agilizar los trámites internos de gestión de personal otorgándoles celeridad y transparencia. El sistema, en operaciones desde abril de 2016, es uno de los principales progresos del Plan de Innovación en Tecnologías aplicadas a la Administración del STJ –Resuelto por el Alto Cuerpo en Acuerdo General Nº 2/2014- que además logró la implementación de un sistema de comunicación documental en el sector administrativo (ComDoc), un programa de gestión de suministros (Diaguita-Suministro) y un sistema para la gestión patrimonial (Diaguita-Patrimonio). Esta serie de implementaciones se complementan con otras iniciativas tecnológicas que incluyen: la implementación de Firma Digital para magistrados y funcionarios del Poder Judicial; la implementación de Notificaciones Electrónicas –cuya prueba piloto está finalizada y se avanza en la fijación de un plan de implementación (Res. 805/2014 del STJ)-; y la creación de un sistema automatizado de estadísticas judiciales (JUSTAT –Res. 277/2016- y 234/2017 del STJ).
Sistema de Gestión de Personal – SGP
Empleados judiciales, funcionarios y magistrados pueden acceder desde cualquier dispositivo con internet a una aplicación disponible las 24 horas del día, todos los días del año, para autogestionar sus licencias, actualizar datos personales, agregar certificados de capacitación y toda una serie de registraciones on line que reemplazan las comunicaciones en papel y agilizan notablemente las labores. El Sistema de Gestión de Personal (SGP) es una iniciativa del Superior Tribunal de Justicia, en el marco del Plan de Innovación en Tecnologías de la Información y Comunicación Aplicadas a la Administración -Acuerdo General Nº 2/14-, que recepta las necesidades de mejora detectadas en el Plan de Trabajo de Regularización de la Planta del Personal del Poder Judicial.
El sistema fue desarrollado íntegramente con recursos propios del Poder Judicial, con la utilización de 100% de software libre y sólo dos desarrolladores de la Dirección de Gestión Humana encargados del diseño, codificación y reingeniería de procesos involucrados, como así también del soporte técnico a los más de dos mil cuatrocientos cincuenta usuarios.
El SGP agiliza: permite la transferencia de recursos que antes se destinaban a una labor burocrática de gestión de expedientes en papel, se dediquen al análisis cualitativo de la información, generada de modo predeterminado y en función de criterios y estándares consensuados. De ese modo se pueden obtener estadísticas y análisis cuantitativos y cualitativos de la planta de personal, su categorización, formación, perfiles, y cruzar los datos de los agentes disponibles con otras variables. Pero además, el sistema transparenta, puesto que reduce los niveles de discrecionalidad en la gestión humana.
El sistema en cifras
La aplicación ya registra más de treinta mil transacciones, las que aumentan mes a mes de manera exponencial, debido a la incorporación de nuevas funcionalidades. En menos de un año, el sistema pasó de 300 a 6.500 accesos mensuales.
Los usuarios tienen soporte técnico a través de diferentes canales de atención personalizada, telefónica o por correo electrónico. Los dos agentes encargados del sistema analizan diariamente más de 100 correos con dudas, consultas, reclamos y alertas definidas en el sistema.
Permitirá, a futuro, incorporar nuevos módulos de gestión de recursos humanos –concursos, capacitación on line, comunicaciones institucionales y gestión de plantas administrativas–, a partir de alertas e intimaciones, en base a disponibilidades de órdenes de méritos.
Por el momento, los principales avances se perciben en la notable reducción de tiempos de respuesta ante informes basados en datos de planta de personal, puesto que el sistema tiene identificados más de 2.400 puestos de trabajo distribuidos en 375 organismos funcionando en 54 localidades pertenecientes a las 18 jurisdicciones de la provincia. Además, la autogestión on line se convierte en un proceso altamente sustentable, puesto que se estima que con el actual volumen de tareas se evita el consumo de unas cuarenta mil hojas de papel por año.
Con el uso masivo de la aplicación y sus posibilidades de crecimiento, permiten proyectar al Poder Judicial en un futuro su propio sistema de liquidación de haberes.
Marco general y proyectos en marcha
El desarrollo del SGP se enmarca en Plan de Innovación en Tecnologías de la Información y Comunicación Aplicadas a la Administración aprobado por el Superior Tribunal de Justicia.
El plan tendrá un claro impacto en la celeridad y publicidad de los trámites administrativos internos del Poder Judicial como así también de las decisiones judiciales. Para ello se implementó la firma digital, mediante la certificación de rúbricas de magistrados y funcionarios de toda la provincia, bajo las medidas de seguridad dispuestas por la Oficina Nacional de Tecnologías de la Información.
Actualmente se concluyó la prueba piloto de notificaciones electrónicas, en un trabajo conjunto con el Colegio de Abogados de Entre Ríos, y en el que participaron abogados en ejercicio de la profesión. El objetivo detrás de esta prueba es lograr una implementación efectiva de esta nueva tecnología, que representa una forma simple y efectiva de comunicación entre organismos y profesionales a través de las Mesas Virtuales provinciales. Es el paso previo a la posibilidad de contar con expedientes digitales, para lo cual el Superior Tribunal de Justicia de Entre Ríos ha elaborado una iniciativa legislativa que fue receptada por la Legislatura y aprobada como Ley Provincial Nº 10.500.
Por otra parte, desde 2016 se trabaja en la implementación del Sistema de Comunicación Documental del sector administrativo que hoy incluye a todas las áreas del Superior Tribunal -cfrme. Acuerdo General 6/17-. El COMDOC fue desarrollado por el Ministerio de Economía de la Nación y cedido al Poder Judicial entrerriano en forma totalmente gratuita. La herramienta permite lograr eficacia y eficiencia en las actividades de emisión, registro, comunicación, almacenamiento, búsqueda y recuperación de documentos administrativos y contempla la posibilidad de incorporar usuarios externos, para futuras consultas de trámites por los interesados.
En el marco del mismo plan de innovación, está en pleno uso el sistema Diaguita para la gestión de suministros del STJ, y se inició su implementación en la gestión de patrimonio. El sistema fue desarrollado por el Programa SIU y cedido gratuitamente al STJ por el Superior Tribunal de Justicia de Misiones. Implica una mejora sustancial en la gestión de bienes e insumos.
Finalmente, está en desarrollo el sistema JUSTAT, otra iniciativa del STJ que permite la administración completa de la estadística judicial, una herramienta adecuada al modelo genérico de producción que emplean los organismos de estadística pública de países con gran tradición en esta materia.
Información SIC Nº 220/17 – 10 de noviembre de 2017.
Lic. Alejandro Heinrich
Jefe del SIC-STJER
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