Administración del
correo electrónico por medio de
Microsoft Outlook Express
Presentación de Outlook
Express
Microsoft Outlook Express es una herramienta necesaria que le permite administrar varias cuentas de correo, permitiéndole trabajar con mas de una cuenta una misma ventana. También puede crear múltiples usuarios o identidades para el mismo equipo, cada identidad tiene carpetas de correo electrónico únicas y una Libreta de direcciones individual.
En la Libreta de Direcciones de Microsoft Outlook Express puede guardar nombres y direcciones automáticamente, puede importarlos de otros programas, escribirlos, agregarlos desde los mensajes de correo electrónico que reciba.
Puede insertar información esencial en los mensajes salientes como parte de su firma personal y puede crear varias firmas para usarlas con diversos fines. Para que los mensajes sean más atractivos, puede agregar diseños y fondos, así como cambiar el color y el estilo del texto.
A continuación se describen brevemente los diferentes objetos de la
ventana principal de Outlook.
Partes de un correo
electrónico
Cómo enviar y recibir los
correos
Una vez que inició la aplicación Outlook usted podrá recibir los e-mail que le han enviado a su casilla de correo y al mismo tiempo podrá enviar los que usted escribió y están listos para salir en la Bandeja de Salida.
Para enviar y recibir los correos:
1) Presione de la
barra de herramientas el botón Enviar y Recibir. Esto hará que su equipo se
conecte automáticamente al servidor de correo y descargue en su PC los mensajes
que le han enviado.
2) Si existían
mensajes que recibir estos se almacenan en la Bandeja de Entrada, puede
apreciar que si en mensaje aún no ha sido leído tiene asociado un icono de un
sobre de color amarillo cerrado y si ya fue leído el sobre esta abierto.
Cómo leer los correos recibidos
Los correos recibidos se almacenan en la Bandeja de Entrada, usted puede leerlos directamente desde ahí o abrir en una ventana exclusiva el correo para tener mas control sobre este.
Para editar el correo recibido en una ventana individual debe hacer un doble clic del mouse sobre el mensaje que desea leer y esto hará que se despliegue una ventana en la que se visualizan todos los datos asociados al correo que permite, entre otras cosas, la impresión y respuesta del mismo.
Cómo escribir un nuevo correo
Escribir un mensaje electrónico es
muy simple, tras establecer los datos del destinatario del mensaje, se redacta
el contenido y se envía el correo.
Para escribir un nuevo mensaje:
1) Presione en la barra de herramientas el botón Nuevo
correo, esto hará que se despliegue la ventana de un nuevo mensaje en blanco.
2) Complete los datos del destinatario escribiendo en
la primera caja de edición la dirección electrónica de la persona a la que
desea enviarle el correo. Si desea enviar al correo a mas de un destinatario
deberá separar sus direcciones electrónicas con una coma ( “ , “ ) o un punto y
coma ( “ ; “ ).
Para
seleccionar un contacto que tiene cargado en su libreta de direcciones debe
hacer clic en el icono de la libreta situado al lado del botón “Para” y “CC”.
3) Especifique el “Asunto” del mensaje. Completar este campo no
es obligatorio ya que este solo sirve para que la persona que recibe el correo
tenga una breve idea de los que contiene.
4) Redacte el contenido del mensaje. En la parte
inferior de la ventana se visualiza una caja de edición de gran tamaño en la
que se debe escribir el texto del mensaje, de puede utilizar los botones de la
barra de herramientas para darle un poco de formato (color, tamaño, etc.) a
este texto.
5) 
Pulse el botón Enviar que se encuentra en el extremo
izquierdo de la barra de herramientas, esto hará que el correo sea enviado a la
Bandeja de Salida para luego si darle salida al mundo exterior (Internet).
Cómo eliminar un correo
Outlook Express almacena los correos recibidos, enviados, listos para enviar y diferentes carpetas, los correos recibidos se almacenan en la Bandeja de Entrada, los listos para enviar en la Bandeja de Salida, los ya enviados en la carpeta Elementos Enviados y los grabados en la computadora para su posterior edición en la carpeta Borrador, usted puede desear eliminar cualquiera de estos correos para mantener el orden de la aplicación.
Para eliminar un correo:
1) Seleccione con un clic del mouse el correo que desea eliminar.
2) Presione el botón Eliminar de la barra de herramientas o la tecla “SUPRIMIR” o “DELETE” y el mensaje se eliminará.
Todos los mensajes eliminados son enviados a la carpeta Elementos Eliminados que actúa de la misma manera que almacena temporalmente los mensajes eliminados hasta que usted desee eliminarlos definitivamente.
Para eliminar definitivamente un correo de carpeta Elementos
Eliminados:
1) Seleccione con un clic del mouse el correo que desea eliminar.
2) 
Presione el botón Eliminar o la tecla “SUPRIMIR” o “DELETE”, esto
hará que se despliegue una pequeña ventana en la que Outlook le pedirá que
confirme la eliminación definitiva del mensaje.
Cómo agregar un contacto en
la Libreta de Direcciones
La libreta de direcciones es una completa agenda electrónica que nos
permite cargar una gran cantidad de información de nuestros contactos
personales a fin de que los programas como Microsoft Outlook Express la puedan
recuperar fácilmente.
Proporciona un lugar para almacenar direcciones de correo electrónico,
direcciones personales y de trabajo, números de teléfono y de fax,
identificadores digitales, información de conferencia, direcciones de
mensajería instantánea e información personal como fechas de cumpleaños y
aniversarios. También se pueden almacenar direcciones de Internet tanto
particulares como de trabajo y establecer vínculos directos a ellas desde la
Libreta de direcciones.
Puede crear grupos de contactos para facilitar el envío de correo a conjuntos
de personas, como miembros de una empresa, colegas, etc. Cuando desee enviar un
mensaje a todos los miembros del grupo, basta con que escriba el nombre del
grupo, en vez de escribir individualmente el nombre de cada contacto. La
creación de grupos supone un buen método de organizar una Libreta de
direcciones grande.
Para agregar un contacto en la Libreta de Direcciones
debe:
1) 
Presione el botón "Direcciones"
que se encuentra en la barra de herramientas. Esto hará que se despliegue
la libreta de direcciones mostrando la lista de todos los contactos cargados en
ella.
2) 
Presione el botón "Nuevo".
Seleccione de la lista que se despliega la opción "Nuevo Contacto".
3) 
Comience a cargar en la ficha de datos el nombre, apellido y
dirección electrónica del contacto.
4) Una vez que escribió la dirección electrónica presione el botón "Agregar".
5) Para dar por finalizada la carga del contacto presione el botón "Aceptar". Si desea anular toda la operación presione el botón "Cancelar".
Cómo eliminar un contacto en
la Libreta de Direcciones
Para eliminar un contacto de la Libreta de Direcciones
debe:
1) 
Presione el botón "Direcciones"
que se encuentra en la barra de herramientas. Esto hará que se despliegue
la libreta de direcciones mostrando la lista de todos los contactos cargados en
ella.
2) Seleccione con un clic del mouse el contacto que desea eliminar.
3) 
Presione el botón "Eliminar"
que se encuentra en la barra de herramientas. También puede presionar la tecla
SUPR (delete - eliminar).
4) La aplicación le advertirá que eliminara definitivamente un contacto, presione el botón "Si" si confirma la operación o presione el botón "No" si desea cancelar.
Cómo responder un correo recibido
Cuando se recibe un correo es posible responderlo sin necesidad de crear un correo nuevo siguiendo los pasos establecidos al principio de esta guía. Al responder un correo Outlook crea automáticamente un nuevo correo que ya tiene la dirección del destinatario y además adjunta el mensaje recibido que es que se responde, esto permite hacer un seguimiento de toda la comunicación ya que se van adjuntando todos los mensajes respondidos.
Para responder un correo recibido usted solo debe seleccionarlo con un clic del mouse, luego presionar el botón "Responder" que se encuentra en la barra de herramientas y por ultimo solo debe comenzar a escribir el texto de mensaje. Para enviarlo debe seguir los paso típicos de envío de un correo que se describieron anteriormente.
Si se recibe un correo que fue enviado a varios destinatarios y
usted desea responderles a todos al mismo tiempo debe realizar la misma
operación recientemente descripta, pero en lugar de presionar el botón
"Responder" debe presionar el botón que se encuentra al lado que,
este se llama "Responder a todos".
Si recibe un correo y desea enviar este mismo mensaje a otra persona debe en primer lugar seleccionar el correo que desea reenviar y luego presionar el botón "Reenviar" que se encuentra en la barra de herramientas. Inmediatamente después de presionar este botón la aplicación creará un nuevo correo en el que usted podrá especificar la dirección del nuevo destinatario y que tiene como texto del mensaje el correo que quería reenviar.
Cómo enviar un correo con
datos adjuntos
Una de las grandes utilidades que permite el correo electrónico es la posibilidad de adjuntar en un mensaje un archivo de cualquier tipo, es decir: una imagen, un documento de Word, una planilla de Excel, una pequeña aplicación (por ejemplo un antivirus), etc.
El procedimiento para enviar un
correo con un archivo adjunto son prácticamente los mismos que para enviar un
correo simple, solo debe agregar una acción: seleccionar el archivo a adosar en
el mensaje. Para enviar un correo con datos adjunto debe:
1) 
Presione en la barra de herramientas el botón Nuevo
correo, esto hará que se despliegue la ventana de un nuevo mensaje en blanco.
2) Complete los datos del destinatario escribiendo en
la primera caja de edición la dirección electrónica de la persona a la que
desea enviarle el correo.
Especifique el “Asunto” del mensaje. Completar este campo no
es obligatorio ya que este solo sirve para que la persona que recibe el correo
tenga una breve idea de lo que contiene.
Redacte el contenido del mensaje. En la parte
inferior de la ventana se visualiza una caja de edición de gran tamaño en la
que se debe escribir el texto del mensaje.
3) 
Presione en la
barra de herramientas el botón Adjuntar, esto hará que inmediatamente se
visualice un cuadro de diálogo en el que usted deberá seleccionar el o los
archivos que desea adosar al correo.
Seleccione con
un clic del mouse el archivo y presione al botón “Adjuntar” para
confirmar la selección, para cancelar la operación presione el botón “Cancelar”.
El procedimiento es el mismo para cualquier tipo de archivo (imagen, documento de Word, planilla de Excel, etc)
4) 
Pulse el botón “Enviar”
que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de herramientas, esto hará
que el correo sea enviado a la Bandeja de Salida para luego si darle salida al
mundo exterior (Internet).